Na een lange zoektocht is TransMission erin geslaagd een nieuw transport management systeem (TMS) te selecteren. Vanaf januari start de uitrol van het BluJay-systeem over de tien depots die samen een fijnmazig distributienetwerk vormen. Met name de ingewikkelde factuurstromen tussen de verschillende partners van TransMission vormen een grote uitdaging, blijkt uit de presentatie van directeur Raymond Cools tijdens ICT & Logistiek.
Dat klonk als een makkelijke opdracht die Raymond Cools kreeg na zijn aanstelling als directeur van TransMission: selecteer en implementeer een nieuw transport management systeem (TMS). Maar de voormalige Logistiek Manager van het Jaar ontdekte al snel dat die opdracht een stuk lastiger was dan gedacht. “TransMission is een ingewikkelde organisatie, een samenwerkingsverband van zelfstandig opererende transportbedrijven. We hebben een hoofdkantoor in Zoetermeer, maar dat is dus niet de baas. Dat zijn de aandeelhouders die allemaal hun eigen visie en mening hebben.”
Uit het DOS-tijdperk
Een nieuw TMS was echter hard nodig. Het oude systeem stamde nog uit het DOS-tijdperk en was door alle nukken en grillen van de tien verschillende depots een gruwel van een maatwerksysteem geworden. “Wij zijn eerst eens gaan onderzoeken wat we nu precies nodig hebben. We zijn met alle aandeelhouders om tafel gaan zitten om een referentieproces op te stellen. Een lastig traject vanwege de verschillen in cultuur en werkwijze. Het referentieproces dat uiteindelijk door iedereen is geaccepteerd, hebben we voorgelegd aan een aantal TMS-leveranciers”, vertelt Cools.
Het TMS moest niet alleen het referentieproces ondersteunen, maar ook aan andere eisen voldoen. TransMission wilde een systeem in de cloud, zodat de IT-afdeling op het hoofdkantoor kon worden verkleind. Het systeem moest de 800 tot 900 mobiele scanners kunnen ondersteunen. Ook moest het systeem aan de sorteersystemen in de tien depots kunnen vertellen welk pakket naar welke bestemming moest worden uitgesorteerd. “En anders dan voorheen werd maatwerk niet meer toegestaan. Een lastige boodschap”, heeft Cools ervaren.
Betalen voor gebruik
Een groot aantal TMS-leveranciers haakte al snel af. Hun oplossing bood niet de noodzakelijke ondersteuning voor een organisatie met meerdere depots en meerdere bedrijven. De keuze viel uiteindelijk op het TMS van BluJay. “Dat voldeed aan de meeste eisen. Bovendien konden we met BluJay regelen dat de aandeelhouders samen eigenaar van het systeem worden en de eenmalige kosten delen, maar dat ze daarna betalen voor gebruik. Het ene depot verwerkt nu eenmaal meer zendingen dan het andere. Hoe meer pakketten ze verwerken, hoe meer ze betalen.”
Op dit moment wordt het nieuwe systeem voorbereid voor de implementatie, die start in januari 2020. Belangrijk aandachtspunt is de facturatie: TransMission stuurt immers niet alleen facturen naar klanten, maar de aandeelhouders sturen ook facturen naar elkaar. “Elk depot heeft alleen klanten in zijn eigen postcodegebied. Het ophalen van zendingen bij die klanten komt voor rekening van dit eerste depot. De kosten voor het transport van het eerste depot naar het tweede depot worden eerlijk gedeeld. De kosten voor aflevering op de eindbestemming door de partner van het tweede depot wordt via een vast tarief verrekend”, legt Cools uit.
Selfbilling
Als een zending de grens overgaat richting België of Luxemburg, wordt de facturatie nog ingewikkelder. “We kennen dus verschillende factuurstromen, die het TMS allemaal moet ondersteunen. Uiteindelijk willen we naar selfbilling, waarbij het hoofdkantoor aangeeft wat de verschillende partners moeten betalen”, aldus Cools, die behalve met een nieuw TMS ook bezig is met een nieuwe portal. “Dat is waar klanten hun orders kunnen invoeren, maar ook de status van hun zendingen kunnen volgen. Dat moeten we natuurlijk koppelen met het TMS.”
In januari start de uitrol van nieuwe TMS. Eind 2020 moeten alle tien depots zijn overgezet op het systeem van BluJay. “Aandachtspunt is dat we het nieuwe TMS via API’s koppelen met de bestaande systemen van de partners. Uit die systemen halen we onder meer de statusupdates van de zendingen, die we via het TMS en het nieuwe portal aan klanten beschikbaar stellen. Met een kleine vertraging zien de klanten daar op welke momenten en op welke locaties hun zending is gescand.”