Het implementeren van ICT oplossingen heeft behoorlijk wat voeten in de aarde. Dat kan TLN-beleidsadviseur Wout van den Heuvel beamen. Tijdens zijn presentatie op ICT & Logistiek vertelt hij dat bedrijven hem regelmatig bellen met de vraag welk TMS zij het beste kunnen aanschaffen. En daar kan Van den Heuvel geen antwoord op geven. “Er is geen blauwdruk voor het kiezen van een ICT-oplossing, maar we kunnen wel een aantal tips geven.”
TLN organiseerde eerder dit jaar een ronde tafel met ICT leveranciers, om er zo achter te komen waar bedrijven rekening mee moeten houden als ze voor een leverancier en pakket kiezen. De brancheorganisatie kwam zo met een lijst van do’s en don’ts, onderverdeeld in vier fases. Tijdens vakbeurs ICT & Logistiek lichtte Van den Heuvel deze do’s en don’ts toe.
Fase 1: Voorbereiding
– Zorg voor een duidelijke visie. Weet waarom u een ICT-oplossing wilt implementeren.
– Stel een top 5 samen van eisen waaraan een pakket echt moet voldoen.
– Kies alleen maatwerk als u echt onderscheidend bent. Van den Heuvel: “Veel bedrijven vinden zichzelf uniek en denken dat maatwerk daarom beter past. Maar zelfs als het aangeboden product uniek is, zijn bedrijfsprocessen vaak hetzelfde. Dan is maatwerk onnodig duur. U kunt uw bedrijfsprocessen soms beter aanpassen aan het standaardpakket, dan het pakket aan uw bedrijfsvoering.”
– Behandel uw leverancier als partner. “De implementatie van ICT houdt nooit op. De samenwerking met leveranciers is daarom van lange duur. Probeer als partners met elkaar om te gaan.”
– Budgeteer ICT als percentage van de omzet. Volgens Van den Heuvel wordt ICT er nu vaak bij gedaan. Het nieuwe systeem wordt niet gebudgetteerd en er worden geen mensen voor vrijgemaakt, terwijl dit wel nodig is bij een dergelijke ingrijpende verandering.
Fase 2: Selectiefase
– Betrek de eindgebruiker vanaf het begin bij de keuze voor een leverancier en een pakket. Hij weet wat hij nodig heeft en gaat met het systeem werken. Zo creëert bovendien draagvlak binnen uw organisatie.
– Maak een shortlist van drie leveranciers en vraag om een demonstratie bij hun klanten. Kunnen ze u die mogelijkheid niet bieden, dan moet u zich afvragen of de leverancier wel een goede band met zijn klanten heeft.
– Wees open naar de leverancier, die u uiteraard zoveel mogelijk wil verkopen. Zoekt u een totaalpakket of heeft u maar interesse in één onderdeel? Communiceer dit vanaf het begin.
– Manage verwachtingen richting eigen medewerkers. Gaat u voor een totaalpakket? Dan staat het bedrijf de komende tijd op z’n kop. Het is belangrijk dat medewerkers weten wat hen te wachten staat.
– Laat u extern adviseren. De leverancier adviseert als vanzelfsprekend zijn eigen product. Een onafhankelijke derde kan u vertellen welk pakket het beste bij uw bedrijfsvoering past.
Fase 3: Implementatiefase
– Voer het systeem stapsgewijs in. “Ga niet voor een big bang”, aldus van den Heuvel.
– Doe ICT er niet even bij. Maak mensen vrij om eraan te kunnen werken.
– Zorg voor een projectmatige aanpak, door middel van een stuurgroep, een projectteam en super users.
– Koop ontbrekende kennis en capaciteit in.
Fase 4: Productiefase
– Reserveer budget voor nazorg. U gaat het systeem nu pas gebruiken. Hoogstwaarschijnlijk komt u erachter dat er functionaliteiten ontbreken.
– Implementatie is nooit klaar. ICT is zodanig aan verandering onderhevig, dat u altijd aan het implementeren bent. Blijf daarom goed samenwerken met uw leverancier.
– Bied trainingen en opleidingen.
– Borg kennis en ervaring. Zorg dat de kennis niet aan één persoon beklijft.
Redactie LogistiekProfs
Afbeelding: Opmerkingen die tijdens de ronde tafel met ICT leveranciers boven kwamen drijven.