ICT & Logistiek 2018
Nog maar tot ICT & Logistiek 2018 Registreer hier
ICT & Logistiek 2018 Jaarbeurs, Utrecht
7 & 8 november

Dè beurs met alles rondom ICT & logistiek

Registreer je nu!
Zes valkuilen bij het runnen van een e-commerce magazijn

Zes valkuilen bij het runnen van een e-commerce magazijn

Wat maakt een e-commerce magazijn goed? En welke valkuilen dienen vermeden te worden? Zes lessen van Casper Bakker, mede-oprichter van softwarebedrijf Picqer.

Een e-commerce magazijn onderscheidt zich volgens Bakker door de combinatie van retail en warehouse. Het e-commerce magazijn is het laatste ‘checkpunt’ voordat de order naar de eindklant gaat, een rol die eerder bij de retail lag. Des te crucialer om processen in het magazijn op orde te hebben.

Casper Bakker staat aan het roer van Piqr, een online tool voor magazijnbeheer die veelal wordt gebruikt door kleine en middelgrote webwinkels. Bakker deelde tijdens eCommerce Live! zes valkuilen die vermeden moeten worden bij het runnen van een e-commerce magazijn.

Valkuil 1: Veel tussenstations

Wanneer er sprake is van een moeilijk proces in het magazijn, wordt dit vaak opgeknipt in kleine subprocessen. Bakker ziet vaak vijf verschillende stappen die door vijf verschillende medewerkers worden uitgevoerd: uitprinten, picken, controleren en plakken label, inpakken en als laatste stap de rolcontainer. Meestal wordt het proces hierdoor juist moeilijker. Op elk station ontstaat namelijk een tussenvoorraad van bestellingen. 

“Op elk tussenstation kunnen er dingen fout gaan. Het overgeven van een bestelling aan een persoon is foutgevoelig en kost veel tijd.” Bakker raadt aan om dergelijke processen op te knippen in twee stappen. Onder de eerste stap valt het uitprinten en het picken van de order, onder de tweede stap valt het controleren, het inpakken en de rolcontainer. Bakker: “Dan ontstaat er maar één keer een tussenvoorraad.”

Waarom twee stappen in plaats van één? Dat heeft meerdere redenen, legt Bakker uit. “Allereerst is het handiger om het picken en het packen los te knippen door de ruimte in het magazijn. Een paktafel kost veel geld en ruimte. Als iemand het hele magazijn moet doorlopen voordat hij de bestelling in kan pakken, staat de paktafel heel lang onnodig leeg. Daarnaast heb je bij twee stappen nog een extra controlepunt voor de bestelling opgestuurd wordt.”

Valkuil 2: Tijd besparen (op de verkeerde plekken)

Op zich is het goed om tijd te willen besparen, maar let op dat je hierbij niet op de verkeerde plekken focust, waarschuwt Bakker. Een voorbeeld is het hanteren van bulk locaties. Deze komen vanuit de traditionele warehousing en bieden als voordeel dat de inkoop sneller weggezet kan worden en de picklocaties kleiner zijn omdat alles dichter bij elkaar staat. “Het probleem bij e-commerce magazijnen is dat het verplaatsen van bulk locaties naar de pick locaties vaak nodig is en veel tijd kost. Je dient vanuit bulk de picklocaties continu aan te vullen. Om dat precies op het goede moment te doen – zodat je echt tijd bespaart – is goede softwareondersteuning nodig. In sommige gevallen kan het tijdsbesparing opleveren, wanneer je bijvoorbeeld in de mode zit en maanden vooruit inkoopt. Als je voor een aantal weken op voorraad hebt, kan je beter je picklocaties wat groter maken." 

De mede-oprichter van Piqr ziet ook dat veel bedrijven tijd willen besparen door geen gebruik te maken van barcodescanners. “Medewerkers vinden het tijd kosten. Zij laten de barcodescanners graag links liggen. In de praktijk valt dat alles mee. Bovendien gaat er minder vaak een bestelling mis bij het gebruik van barcodescanners. Ook dergelijke fouten kosten je veel tijd.”

Valkuil 3: Niet weten wat je op voorraad hebt

Hierover zegt Bakker kort: “Je kan geen beloftes doen op je website als je niet weet hoeveel voorraad je hebt. Webshopsoftware ondersteunt heel makkelijk de voorraad. Het vergt wat discipline, maar dan kan je wel je beloftes nakomen.”  

Valkuil 4: Locatiebeheer

Locatiebeheer geeft elke locatie in het warehouse een uniek nummer en koppelt daar de willekeurige producten aan. Dit wordt doorgaans niet ondersteund door webshopsoftware, maar behoeft professionelere magazijnsoftware.

“Mensen denken dat het niet echt nodig is. Die denken wel te weten waar alles ligt, of ze leggen het op volgorde van merk. Maar het maakt je echt een stuk minder flexibel. Stel, er komt een nieuw merk met de letter B. Moet je dan alles verplaatsen om plek tussen de A en de C te maken?” Bovendien is het inwerken van nieuwe medewerkers lastiger bij een dergelijke indeling, meent Bakker. “Regel je je locatiebeheer wel, dan ben je flexibeler in je assortiment, je hebt minder inwerktijd en je personeel kan zelfstandiger werken. Ook kan je een pickvolgorde hanteren die voor jou het beste werkt. Je laat de software automatisch orders geven op basis van de looproute. Of je legt producten die hardlopers zijn vooraan, zodat medewerkers minder ver hoeven te lopen.”

Valkuil 5: Veel uitzonderingen

Bakker werkt veel met webshops die gestaag zijn gegroeid, van de zolderkamer naar een magazijn. “Gedurende die groei hebben zij veel uitzonderingen ingebouwd. Bijvoorbeeld: alleen bepaalde klanten kunnen afhalen. Of: deze order moet in een andere verpakking worden verstuurd.” De Piqr-oprichter ziet dat deze ondernemers veel moeite hebben met het inwerken van mensen, omdat er zoveel uitzonderingen zijn. “Bovendien is het heel foutgevoelig. Probeer zo simpel mogelijke standaarden te hebben, die je makkelijk aan iedereen kunt uitleggen.”

Valkuil 6: Rommel

Rommel is funest voor de juistheid en snelheid in het magazijn. Daarnaast zorgt het voor frustratie bij medewerkers. Daarover zegt Bakker: "Zorg dat je de discipline hebt om spullen correct neer te zetten. Zet dozen niet ‘even in het gangpad’. Moet je spullen tijdelijk ergens kwijt, creëer daar dan ook een plek voor. Zo weten ook mensen die maar één keer per week werken waar ze de spullen kunnen vinden.”

Eerst juist, dan sneller

“Onthoud: eerst juist, dan pas sneller”, geeft Bakker als laatste tip mee. “Ik zie soms mensen die heel veel fouten maken – met bijvoorbeeld een 1,5 tot 2 procent foutmarge - die wel proberen te versnellen. Dat is de verkeerde volgorde. Breng eerst de boel op orde.”

Plaats een reactie (0)

Reageren