Vanmorgen meldde mijn smartphone dat er 7 updates beschikbaar waren. Op zich ben ik niet zo’n ‘power-user’, alhoewel enkele doelgerichte apps mijn zakelijk leven wel degelijk op een prettige manier ondersteunen. Dat betekent nog niet dat ik elke update zo maar installeer. Zeker omdat niet elke update een verbetering is..
Wat wij wel van al die updates kunnen leren is dat zij met versienummers werken en dat zie ik in de logistiek nog steeds te weinig gebeuren. Zo kwam ik gisteren weer een vervelend voorbeeld tegen waar versiebeheer een rol in had kunnen en ook moeten spelen. Door een aantal misverstanden is uiteindelijk niet geleverd wat de klant verwachtte. Wat hier als ‘de klant’ wordt aangeduid is een groot bedrijf met verschillende vestigingen en per vestiging verschillende afdelingen die onderling ook niet altijd goed communiceren. Dat, samen met een informele sfeer kan zomaar leiden tot de situatie waarin een projectleider een bestelling plaatst, waarop wordt gemeld deze uit te voeren ‘zoals de laatste keer’. Vanuit de logistiek bij de leverancier kwamen wij er te laat achter dat inmiddels een andere afdeling een soortgelijk product had besteld met een kleine wijziging. Van die wijziging was deze projectleider echter niet op de hoogte, dus toen hij bestelde ‘als de laatste keer’, bedoelde hij eigenlijk de voorlaatste keer. En dan kan een versienummer toch echt handig zijn.
Als we dan stuklijsten en tekeningen ook nog versie- en revisienummers meegeven wordt de kans op fouten al weer een stuk kleiner. Uiteindelijk werkt het voor iedereen veel plezieriger, immers iedereen wil de zaken gelijk de eerste keer goed doen, maar dan moet wel helder zijn welke eisen en wensen op dat moment geldig zijn.
Dit praktijkvoorbeeld is uit de maakindustrie, maar ik ken, helaas, ook legio voorbeelden van hoe het niet moet uit de administratieve hoek. Hoeveel aantekeningen, notulen enzovoorts circuleren niet onder de bestandsnaam doc.docx? Ik heb op verschillende projecten belangrijke informatie verloren zien gaan omdat medewerkers hadden verder gewerkt met een verouderde versie van een bepaald document.
Voor grote projecten is er software beschikbaar waarin versiebeheer gemakkelijk wordt gemaakt, maar bij kleine projecten, notulen en dergelijke kan het al helpen een uniforme bestandsnaam af te spreken, voorzien van een datum en versienummer. Als dat versienummer dan ook nog (automatisch) op elke pagina wordt afgedrukt, is de wereld weer een heel klein stukje beter geworden. En daar streven wij toch allemaal naar, met of zonder apps?
Frits de Wind – logistiek adviseur