Wat is de cruciale factor bij Forecasting, Voorraadbeheer en S&OP? (Deel 3)

Gunter fonteyne op 16 February 2016

In een vorig artikel schreef Gunther Fonteyne over het belang van communicatie bij Voorraadbeheer. Vandaag gaat hij dieper in op Sales & Operations Planning en de belangrijke rol van communicatie in dit proces.

Hoe zal er
worden omgegaan met vraagvoorspelling, voorraadbeheer en hoe zal de afstemming
tussen verkoop en productie/aankoop worden opgezet? De beste praktijken gaan
vandaag via het S&OP-proces (Sales en Operations Planningsproces) waar al
het voorgaande samenkomt en door middel van communicatie aan elkaar wordt
gelijmd. 

Sales &
Operations Planning, afgekort S&OP, is een proces waarin een
bedrijf/organisatie vraag en aanbod van producten op elkaar afstemt zodanig dat
een optimaal financieel resultaat wordt gehaald. Doorgaans gebeurt dit
maandelijks en wordt een rollende planning voor de komende 24 maanden gemaakt.
Een vast onderdeel is de afstemming van de forecasts met de beschikbare
voorraden en de verschillende supply chain planningen en de vertaling naar de
financiële kant.

Helaas blijkt
maar al te vaak dat het S&OP-proces niet brengt wat ervan verwacht werd.
Nogal wat bedrijven worstelen met de S&OP-implementatie en krijgen het maar
niet goed op de rails. Zonde, want met de juiste aanpak en prioriteiten kan een
S&OP-proces veel brengen. Ook hier is communicatie weer belangrijk en loopt
het vaak mis.  Geen duidelijke proces, geen ownership, iedereen die kijkt naar
verschillende data, geen duidelijke rapportering van de uitkomst van het
S&OP proces, geen opvolging…

Zoals beschreven
is communicatie key in oa. de processen rond forecasting, voorraadbeheer en
S&OP .  Wat zijn zoal de belangrijkste zaken die kunnen helpen?

-het opzetten
van een permanente organisatie die zich gaat bezighouden met voorraadbeheer,
forecasting en S&OP. Deze organisatie zal nauw moeten afstemmen met aankoop,
verkoop, magazijn, productie… In dit kader zullen er regelmatig
afstemmingsvergaderingen moeten gehouden worden.  Een Supply Chain afdeling
binnen een bedrijf/organisatie dient hierin de lead te nemen maar het is een
gedeelde verantwoordelijkheid van heel wat andere stakeholders binnen een
bedrijf/organisatie.

– zorg ervoor
dat de processen duidelijk gedefinieerd zijn en daadwerkelijk worden toegepast.
Zorg ervoor dat processen regelmatig worden herbekeken en lean worden
gemaakt.

-het opzetten
van KPI’s (Key Performance Indicators) die worden gepubliceerd en waarover
regelmatig wordt samengezeten, kunnen hierbij zeker helpen.  Gouden raad: werk
met maar enkele KPI’s die ervoor gaan zorgen dat iedereen een focus krijgt en
deze focus kan blijven houden!

– ondersteunende
technologie zal regelmatig moeten bijgestuurd worden zodat deze het proces van
voorraadbeheer, forecasting en S&OP optimaal kan ondersteunen.  Dit wil
zeggen dat de huidige ERP oplossingen moeten ondersteund worden door bijkomende
optimalisatie technologie!

-zorg ervoor dat
iedereen naar dezelfde data aan het kijken is. Beter één goed rapport dat
bruikbaar is voor iedereen om de juiste beslissingen te nemen in plaats dat
iedereen zijn eigen rapport heeft en denkt dat zijn rapport de juiste informatie
bevat!  Er wordt binnen een bedrijf/organisatie door heel wat mensen tijd
gestoken in het maken van allerlei rapporten die nadien niet verder gebruikt
worden

-communiceer met
iedereen in een communicatie platform. Dit wil zeggen open communicatie tussen
al de stakeholders en geen mail berichten waar iedereen in kopie wordt gezet. 
Op het einde van deze gestructureerde communicatie is er een rapport met wat er
beslist is geweest en wie ownerhip heeft.

-hou het
pragmatisch en beheersbaar!

Gunter Fonteyne – partner bij Xeleos Consulting en Optimact