Wat is de cruciale factor bij Forecasting, Voorraadbeheer en S&OP? (Deel 3)

Wat is de cruciale factor bij Forecasting, Voorraadbeheer en S&OP? (Deel 3)

In een vorig artikel schreef Gunther Fonteyne over het belang van communicatie bij Voorraadbeheer. Vandaag gaat hij dieper in op Sales & Operations Planning en de belangrijke rol van communicatie in dit proces.

Hoe zal er worden omgegaan met vraagvoorspelling, voorraadbeheer en hoe zal de afstemming tussen verkoop en productie/aankoop worden opgezet? De beste praktijken gaan vandaag via het S&OP-proces (Sales en Operations Planningsproces) waar al het voorgaande samenkomt en door middel van communicatie aan elkaar wordt gelijmd. 

Sales & Operations Planning, afgekort S&OP, is een proces waarin een bedrijf/organisatie vraag en aanbod van producten op elkaar afstemt zodanig dat een optimaal financieel resultaat wordt gehaald. Doorgaans gebeurt dit maandelijks en wordt een rollende planning voor de komende 24 maanden gemaakt. Een vast onderdeel is de afstemming van de forecasts met de beschikbare voorraden en de verschillende supply chain planningen en de vertaling naar de financiële kant.

Helaas blijkt maar al te vaak dat het S&OP-proces niet brengt wat ervan verwacht werd. Nogal wat bedrijven worstelen met de S&OP-implementatie en krijgen het maar niet goed op de rails. Zonde, want met de juiste aanpak en prioriteiten kan een S&OP-proces veel brengen. Ook hier is communicatie weer belangrijk en loopt het vaak mis.  Geen duidelijke proces, geen ownership, iedereen die kijkt naar verschillende data, geen duidelijke rapportering van de uitkomst van het S&OP proces, geen opvolging…

Zoals beschreven is communicatie key in oa. de processen rond forecasting, voorraadbeheer en S&OP .  Wat zijn zoal de belangrijkste zaken die kunnen helpen?

-het opzetten van een permanente organisatie die zich gaat bezighouden met voorraadbeheer, forecasting en S&OP. Deze organisatie zal nauw moeten afstemmen met aankoop, verkoop, magazijn, productie... In dit kader zullen er regelmatig afstemmingsvergaderingen moeten gehouden worden.  Een Supply Chain afdeling binnen een bedrijf/organisatie dient hierin de lead te nemen maar het is een gedeelde verantwoordelijkheid van heel wat andere stakeholders binnen een bedrijf/organisatie.

- zorg ervoor dat de processen duidelijk gedefinieerd zijn en daadwerkelijk worden toegepast. Zorg ervoor dat processen regelmatig worden herbekeken en lean worden gemaakt.

-het opzetten van KPI’s (Key Performance Indicators) die worden gepubliceerd en waarover regelmatig wordt samengezeten, kunnen hierbij zeker helpen.  Gouden raad: werk met maar enkele KPI’s die ervoor gaan zorgen dat iedereen een focus krijgt en deze focus kan blijven houden!

- ondersteunende technologie zal regelmatig moeten bijgestuurd worden zodat deze het proces van voorraadbeheer, forecasting en S&OP optimaal kan ondersteunen.  Dit wil zeggen dat de huidige ERP oplossingen moeten ondersteund worden door bijkomende optimalisatie technologie!

-zorg ervoor dat iedereen naar dezelfde data aan het kijken is. Beter één goed rapport dat bruikbaar is voor iedereen om de juiste beslissingen te nemen in plaats dat iedereen zijn eigen rapport heeft en denkt dat zijn rapport de juiste informatie bevat!  Er wordt binnen een bedrijf/organisatie door heel wat mensen tijd gestoken in het maken van allerlei rapporten die nadien niet verder gebruikt worden

-communiceer met iedereen in een communicatie platform. Dit wil zeggen open communicatie tussen al de stakeholders en geen mail berichten waar iedereen in kopie wordt gezet.  Op het einde van deze gestructureerde communicatie is er een rapport met wat er beslist is geweest en wie ownerhip heeft.

-hou het pragmatisch en beheersbaar!

Gunter Fonteyne - partner bij Xeleos Consulting en Optimact

Plaats een reactie (0)

Reageren