Wat is de cruciale factor bij Forecasting, Voorraadbeheer en S&OP? (Deel 2)

Wat is de cruciale factor bij Forecasting, Voorraadbeheer en S&OP? (Deel 2)

In een vorig artikel schreef Gunther Fonteyne over het belang van communicatie bij Forecasting. Vandaag gaat hij dieper in op Voorraadbeheer en de belangrijke rol van communicatie in dit proces.

Zowel in academische als in industriële kringen is er het laatste decennium een kentering gekomen in de houding tegenover het fenomeen voorraad. Nog niet zo lang geleden vond men in elk boek dat deze problematiek aansneed, een pleidooi voor het belang van het aanleggen van voorraden uit veiligheidsoverwegingen of als buffer (de just-in-case filosofie). Mede onder invloed van de Japanse productiefilosofie is men heel anders tegenover deze problematiek komen te staan.

Vandaag de dag worden voorraden aanzien als de bron van alle kwaad, en dienen als dusdanig tot het absolute minimum herleid te worden (de just-in-time filosofie). Een hoge voorraadpositie verbergt vaak operationele en/of organisatorische problemen. Men zoekt zijn heil in voorraadvorming, men bevecht de symptomen. Een goed voorraadbeheer pakt de oorzaken aan. Vanuit deze optiek is voorraad inderdaad de bron van alle kwaad.

Het voorraadprobleem is eigen aan elke onderneming, ongeacht de sector waarin deze actief is.  Zowel profit als non-profit organisaties (scholen, ziekenhuizen of dienstensector) worden ermee geconfronteerd.  Voorraden vertegenwoordigen een aanzienlijk kapitaal wanneer ze in geld worden uitgedrukt. Berekent men de waarde van de voorraad ten opzichte van het totale balans actief, dan vindt men vaak ratio’s van 30% of meer. Wanneer men er rekening mee houdt dat de voorraadkosten op jaarbasis gemiddeld 20-25% hiervan uitmaken, dan begrijpt men direct welke sommen zouden kunnen vrijkomen voor investeringen wanneer men erin slaagt de voorraden te reduceren.  Voorraadkosten lopen vaak hoger op dan de afschrijvingen op investeringen in gebouwen en machines. Veelal wordt dit onderschat.  Anderzijds is het zo dat niet enkel de voorraadkost dient verlaagd te worden.

Noodzakelijke klantenservice
Voorraden zijn ook noodzakelijk om de klantenservice te kunnen garanderen. In de praktijk betekent dit dat voorraadkost en serviceniveau in balans moeten gebracht worden. Verlaagt men de voorraad dan vermindert het serviceniveau en wil men de service verbeteren dan moet de voorraad verhoogd worden. Het is aan het management om te bepalen welke keuze ze hierin maakt: aan een bepaald serviceniveau hangt een voorraadniveau en omgekeerd. Een en ander zal afhangen van de commerciële en financiële marktomstandigheden. Het is de taak van de Supply Chain afdeling om creatief om te gaan met deze problematiek.

En de voorraad verlagen én de service verbeteren
De uitdaging bestaat erin betere voorraadbeheersystemen te kiezen en uit te werken die én de voorraad verlagen én de service verbeteren.  Waarom is het zo moeilijk om het juiste voorraadniveau te bepalen terwijl men al bijna 100 jaar onderzoek doet op het gebied van voorraadbeheer? Er zijn heel wat theorieën en formules bekend rond voorraadbeheer maar heel wat bedrijven worstelen toch van hoe voorraadbeheer(voorraad analyse, voorraadbeheer en voorraad controle) aan te pakken. Gebaseerd op mijn ervaringen kan dit beter op een pragmatische manier aangepakt worden.  Begin eerst met een voorraadanalyse zodat men tenminste weet waar men staat.  Vervolgens gaat men naar de volgende fase nl. de bepaling van de voorraadstrategie.  In  deze fase moeten er een aantal belangrijke vragen worden beantwoord zoals:

  • moeten wij wel voorraad houden? Voor welke productfamilies/producten volgen we een ‘Make-to-Stock’ of ‘Make-to-Order’ strategie. Als wij voorraad houden waar gaan wij die voorraadhouden ?
  • welke soorten voorraden gaan wij houden aangezien elke soort een andere strategie zal hebben ?
  •  moeten wij onze producten in bepaalde categorieën steken ? Wat moet ons voorraadobjectief zijn (assortimentsbeheer)?

Niet correcte voorraadparameters
In de volgende fase gaan wij de voorraadstrategie opzetten en onderhouden. Hier zal de focus komen te liggen op de juiste berekening van de parameters nodig voor de aansturing van de materialenbehoeftenplanning (MRP).  Heel veel bedrijven werken met niet correcte voorraadparameters.  Men dient regelmatig zijn parameters te optimaliseren in functie van de levenscyclus van zijn producten. Hiervoor heeft men ondersteunende software voor nodig en dit niet in de vorm van een Excel werkblad of master data binnen een ERP systeem.

Binnen voorraadbeheer is een tweede communicatie belangrijk, namelijk afstemming van de bedrijfsstrategie met de voorraadstrategie. Bijgevolg is dit niet enkel een verantwoordelijkheid van supply chain maar een verantwoordelijkheid van heel wat stakeholders binnen een bedrijf/organisatie. Hier loopt het weer mis omdat deze verantwoordelijkheid en afstemming rond voorraadbeheer vaak niet duidelijk is.

Volgende keer ga ik dieper op het derde proces rond S&OP, en als conclusie: wat zijn zoal de belangrijkste zaken die kunnen helpen bij communicatie in de verschillende processen?

Gunter Fonteyne - partner bij Xeleos Consulting en Optimact


Plaats een reactie (0)

Reageren