S&OP is geen feestje van supply chain

Expertartikelen | 419 keer bekeken
S&OP is geen feestje van supply chain

Het belang van sales & operations planning (S&OP) neemt toe en als gevolg daarvan ook de belangstelling voor dit proces. De grootste valkuil bij implementatie is dat S&OP een feestje van de afdeling supply chain blijft. Hans van de Sande en Elwin Wolters van BLMC Supply Chain Optimization leggen uit hoe deze valkuil kanworden vermeden. Zij leggen nadruk op de menselijke factor in S&OP.

Staan uw leveranciers binnen een dag op de stoep als u een bestelling plaatst? Heeft u meer dan voldoende productiecapaciteit? Hoeft u nooit nee te verkopen aan uw klanten? Blijft u nooit met overtollige voorraden zitten? En is uw marge zo groot dat u zich geen enkele financiële zorgen hoeft te maken? Ja, dan is sales & operations planning (S&OP) waarschijnlijk een volstrekt overbodige luxe.

Voor verreweg de meeste bedrijven is S&OP echter onontbeerlijk om ook op lange termijn succesvol te zijn en te blijven. S&OP is een gestructureerd, maandelijks terugkerend, functie-overstijgend proces dat uw bedrijf in staat stelt om knelpunten in de bedrijfsvoering te identificeren en te verhelpen. Welke artikelen gaat u wel en niet produceren als de productiecapaciteit onvoldoende is? Welke klanten gaat u wel en niet leveren als u uit voorraad dreigt te raken? Met S&OP vindt u op deze en vele andere vragen antwoord.

Juiste vragen en juiste informtie
De meeste bedrijven komen uit een situatie waarin eens per jaar een budgetronde plaatsvindtwaarin de doelstellingen voor het komend jaar en de daarvoor benodigde middelen worden vastgesteld. S&OP is het proces waarin deze afspraken voortdurend worden gemonitord en zo nodig bijgesteld. Groeit de markt inderdaad zo snel als verwacht? Levert die nieuwe productielijn zo veel capaciteit als voorspeld? Kan dat nieuwe product op tijd worden geïntroduceerd? Met S&OP krijgt u niet alleen de juiste vragen op tafel, maar ook de informatie die noodzakelijk is om daarop passende antwoorden te formuleren.

Met een goed geolied S&OP-proces wordt de jaarlijkse budgetronde in feite overbodig. Dat is maar goed ook, want op het moment dat die budgetronde is afgelopen, zijn de daarin verwerkte aannames en verwachtingen alweer achterhaald. Dat geldt zeker voor deze tijd waarin de volatiliteit, onzekerheid en complexiteit in de bedrijfsvoering snel toeneemt. De veranderingen in de markt volgen elkaar steeds sneller op, wat bedrijven noodzaakt om sneller daarop te reageren. Het belang van een maandelijks S&OP-proces groeit, dus neemt ook de belangstelling voor S&OP toe.

Mandaat van directie
Voordat bedrijven met S&OP aan de slag gaan, moeten twee zaken goed geregeld zijn. Allereerst dient een duidelijke visie geformuleerd te worden: Wat zijn de doelstellingen van het S&OP-proces? Voor welke markten en productgroepen wordt S&OP opgezet? Wat is de planningshorizon? Belangrijk is dat hiervoor een mandaat van de directie wordt verkregen. Zonder steun van de directie zal een S&OP-proces niet de impact hebben die nodig is.

Daarnaast moeten de data op orde zijn. Anders gezegd: het hele bedrijf dient met ‘one set of numbers’ te werken. Het mag niet zo zijn dat de besluitvorming in het S&OP-proces voortdurend wordt gefrustreerd door discussies over de juistheid van de data. Alle functies, zowel marketing, verkoop, inkoop, productie, logistiek en financiën moet het erover eens zijn dat de data kloppen.

Grootste valkuil
De grootste valkuil bij implementatie is dat S&OP een feestje van de afdeling supply chain blijft. Supply chain is de afdeling waarin productieplanning, voorraadplanning en distributieplanning vaak al vrij goed georganiseerd is en waaruit ook vaak het initiatief voor S&OP vandaan komt. Het betrekken van de commerciële tak van het bedrijf - verkoop en marketing - is echter de grootste uitdaging. Nog altijd huldigt de commercie binnen veel bedrijven de opvatting dat supply chain volgend moet zijn: commercie zorgt voor de verkooporders, supply chain moet maar zien hoe die worden vervuld.

Zo werkt het natuurlijk niet. Commercie wil dat supply chain onbeperkt flexibel is, maar moet begrijpen dat meer flexibiliteit gepaard gaat met hogere kosten. Commercie moet snappen dat een onbetrouwbare vraagvoorspelling ertoe leidt dat de verkeerde producten op voorraad liggen en dat zijn klanten niet kunnen krijgen wat ze hebben besteld. Steeds weer blijkt na implementatie van S&OP dat ook commercie beter gaat functioneren. Simpelweg omdat het opstellen van een goede vraagvoorspelling hen dwingt om beter te snappen wat klanten nu precies willen. Neem het voorbeeld van een bedrijf dat telkens weer zijn best deed om een bepaalde klant razendsnel just-in-time te beleveren. Totdat de klant in een gesprek aangaf dat de haast helemaal niet zo groot was omdat in het magazijn nog drie weken op voorraad lag. Met die wetenschap is het bedrijf beter in staat om de juiste prioriteiten te stellen.

Cruciale rol voor de mens
Deze valkuil maakt duidelijk dat naast een duidelijke visie, goede data en ondersteunende systemen nog een ander element een cruciale rol speelt in S&OP: de mensen uit de verschillende functies die het proces moeten uitvoeren. Zij moeten willen samenwerken, denken in gezamenlijke belangen, samen afspraken maken en die ook daadwerkelijk nakomen. Dat betekent in de praktijk dat gedragsverandering noodzakelijk is. Veel S&OP-implementaties bereiken niet het gewenste resultaat omdat het menselijk aspect steevast onderschat wordt.

De Supply Chain Optimalisatie Methode van BLMC biedt uitkomst. Deze methode bestaat uit negen bouwstenen - waarvan S&OP er één is - en begint met een analyse van de supply chain. Daartoe hoort ook het in kaart brengen van de organisatie en de wijze waarop mensen daarin samenwerken. Hoe gaan ze met elkaar om? Hoe delen ze informatie? In hoeverre helpen ze elkaar met het oplossen van problemen? Andere cruciale bouwstenen zijn het inrichten van supply chain processen en het benoemen van rollen en verantwoordelijkheden. Dat betekent onder meer dat het gewenste gedrag moet worden benoemd. Wat wordt in het S&OP-proces concreet van iedereen verwacht?

Verandering van gedrag
Voor realisatie van gedragsverandering is het zaak om oog te hebben voor de factoren die mensen belemmeren om het gewenste gedrag te vertonen. Een belangrijke factor kan een vastgeroest denkpatroon zijn, denk aan het dogma dat alle productielijnen zo vol mogelijk moeten worden gepland. Een andere veel voorkomende factor is angst: kan ik het gewenste gedrag wel vertonen? Veel mensen zijn bang als hen gevraagd wordt om na vele jaren opeens op een andere manier te gaan werken. Dan is het zaak deze mensen vertrouwen te geven.

Een zinvolle aanpak is om mensen van verkoop, marketing, inkoop, productie en logistiek gewoon om tafel te zetten. Laat iedereen vertellen welke problemen zij in hun functie tegenkomen en wat hen belemmert om die problemen goed op te lossen. Door dit soort zaken bespreekbaar te maken, ontstaat vanzelf begrip voor elkaars situatie en inzicht in de bijdrage die mensen zelf daaraan kunnen leveren. In de woorden van Cruijff: “Je snapt het pas als je het ziet.”

Borging van SCM
S&OP is onlosmakelijk verbonden met supply chain management (SCM). SCM betekent dat de verschillende functionele afdelingen in een bedrijf samenwerken in een gestroomlijnde processen. Bedrijven die S&OP op de juiste wijze implementeren, creëren een extra verbinding tussen die functionele afdelingen. S&OP dwingt hen om beschikbare info met elkaar te delen, structureel naar de toekomst te kijken en gezamenlijk na te denken over alternatieve scenario’s. Met een goed S&OP-proces wordt het supply chain denken en doen in de organisatie geborgd.

Eenvoudig is het realiseren van een goed functionerend S&OP-proces niet. Anders dan een ERP-implementatie is een S&OP-implementatie geen project dat na een grondige voorbereiding in één keer goed draait. Daarvoor is juist de impact van de menselijke factor te groot. Een S&OP-proces is een kwestie van ‘learning on the job’. Of anders gezegd: ‘the proof of the pudding is in the eating’.

Hans van de Sande en Elwin Wolters zijn supply chain specialisten van BLMC Supply Chain Optimization en spreken op 20 juni op het congres Succesvol SCM implementeren.


Meld je aan voor de nieuwsbrief

Meld je nu aan voor de LogistiekProfs nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws, trends en aanbiedingen.

Reacties (0)

Reageren