De laatste tijd hebben zich diverse feiten voltrokken die voor
veel mensen onverwacht kwamen. Denk aan de Brexit, of de nieuwe president van de
Verenigde Staten. Veel mensen stellen dat zij niet hadden verwacht dat het zo
ver zou komen. Een klein aantal mensen beweert zij dit wel hadden zien aankomen, maar achteraf is voorspellen natuurlijk veel makkelijker.
Wellicht denkt u nu dat ik de politieke toer op ga met mijn
blog. Ik hoor u denken ‘en vroeger schreef hij over logistieke zaken’. Welnu, ik
wil ook alleen maar over logistiek schrijven, maar het is interessant om
parallellen te ontdekken tussen politiek en logistiek.
In de logistiek treden ook regelmatig verrassingen op en meestal
is dat onaangenaam. Waar financiële mensen enthousiast kunnen reageren op
bijvoorbeeld een plotseling omzetstijging van 20 procent, kan dat binnen de logistiek
al betekenen dat er flinke capriolen moeten worden uitgehaald om zo’n stijging
mogelijk te maken.
Wat in de politiek onvoldoende is gebeurd, is luisteren naar
groepen mensen die er toe doen. In het geval van verkiezingen zijn dat
kiezers. Als er al signalen werden opgevangen, dan dacht men dat
het niet zo’n vaart zou lopen en dat alles wel bij het oude zou blijven.
In de logistiek zie ik die houding ook (te) vaak. ‘Als we gewoon
doorwerken zoals wij dat hier normaal doen, dan komt het wel goed’, is de
gedachte. Als dan die piek in de vraag komt, kan dat tot vervelende verrassingen
leiden en uiteindelijk tot slechte service of, nog erger, ontevreden
klanten.
Niet luisteren of niet communiceren komt in logistieke
omgevingen regelmatig voor
. Ik ken veel voorbeelden van acties
die op touw zijn gezet door een afdeling Marketing of Verkoop, zonder dat dit
afdoende is gecommuniceerd. Pas als de vraag van een bepaald artikel (of
bepaalde artikelgroep) sterk gaat stijgen, blijkt dat er een actie is. In zo’n
geval had veel leed kunnen worden voorkomen door even onderling af te
stemmen.
Opiniepeilingen
Opvallend was dat zowel bij de Brexit als bij de
presidentsverkiezingen in de Verenigde Staten de opiniepeilingen de
uiteindelijke uitslag totaal niet hebben voorzien. In de logistiek is dat
vergelijkbaar met marktonderzoeken of forecasts die significant naar de
werkelijkheid voorspellen. De vraag komt daarbij op of je in de logistiek wel
moeite (en kosten) moet stoppen in maken van forecasts als die zeer
onbetrouwbaar zijn.
Vaak is het slimmer en doelmatiger om de organisatie zo in
te richten dat snel op ‘onverwachte’ gebeurtenissen kan worden gereageerd.
Diverse technieken en methoden ondersteunen een flexibele
bedrijfsvoering die snel kan reageren op veranderingen in marktsituaties,
volumefluctuaties of andere verrassingen, die, als wij klaar zijn om snel te
kunnen reageren, eigenlijk niet eens meer verrassingen mogen heten.
Geen verrassing
Als (volume-)fluctuaties geen verrassingen meer zijn, omdat de
organisatie zo flexibel is dat afwijkingen naar boven en naar beneden kunnen
worden opgevangen, hebben wij zaken onder controle.
Dat geeft een goed gevoel, want verrassingen kunnen leuk zijn,
maar verrassingen in de logistiek zijn meestal vervelend en kunnen veel geld
kosten.
Frits de Wind – logistiek adviseur
Afbeelding: Afbeelding: Flickr cc: Judith Klein