Het selecteren van de juiste vervoerders en het vinden van de beste prijzen in de logistieke markt is een intensief en tijdrovend proces. Niet alleen voor de verladers, maar ook voor vervoerders.
De immer terugkerende cyclus is een klus waar beiden partijen in veel gevallen niet op zitten te wachten. Voor de verladers behoort het vinden van de historische transport data, het opzetten van het transport profiel, uitnodigen van de juiste carriers en het uitzetten van benchmarks vaak tot een uitdagend takenpakket in het vracht tender proces.
Maar de uitdagingen van het tenderen blijven niet beperkt tot slechts de initiële fase van een tender proces. Na de ‘lancering’ spelen vaak andere problemen parten. Menig Tender manager heeft moeite tenders gestructureerd en overzichtelijk te ‘runnen’. Bovendien beschikken velen niet over een functioneel platform dat mogelijkheden biedt om eenvoudig en slagvaardig te communiceren met vervoerders. Ten slotte is het analyseren van rates, het opzetten van benchmarks en scenario’s een tijdrovende taak, die bovendien in de meeste (tender) software oplossingen nauwelijks begaanbaar of begrijpelijk zijn. Kortom, het opzetten, uitschrijven en ‘monitoren’ van vracht tenders neemt te veel tijd in beslag en mist de broodnodige structuur.
Tenders…vertrouw op techniek
Dit komt allemaal door de manier waarop we in de transport industrie momenteel onze tenders runnen. Waar veel onderdelen zijn geautomatiseerd, (Track & Trace, TMS-systemen e.d.) vertrouwen we tijdens het tenderen nog vaak op manuele, Excel gebaseerde processen die inherent verbonden zijn aan consultants omdat er intern vaak niet genoeg expertise in huis is.
Wat is de sleutel naar een succesvolle tender?
Het draait allemaal om de basis. Begin met het creëren van een goede, structurele ‘baseline’. Hiervoor zijn de volgende 4 punten belangrijk.
Data – Zorg dat je beschikt over goede, ‘schone’ transport data.
Kennis – Zorg dat je precies weet hoe vervoerders werken. Hoe werkt de industrie en wie zijn de logistieke spelers zijn in jou branche? Dit lijkt misschien op een open deur intrappen, maar de realiteit leert dat in veel gevallen er hier nog veel aan schort bij bedrijven.
Proces – Zorg ervoor dat je een sterke, allesomvattende tender oplossing in huis hebt die alle facetten van het tender proces beheerst en automatiseert. In veel gevallen gebruiken bedrijven systemen die calculatie en data oplossingen bieden, maar vervolgens op gebied van communicatie zwaar tekort schieten. Denk aan terugkoppeling, updates, nieuwe tender rondes e.d.
Tijd – Implementeer het tenderen in de bedrijfsroutine. Zorg ervoor dat het niet het weggeschoven kindje van de organisatie wordt. Te vaak wordt een tender bij iemand op z’n bureau geploft die al veel hooi op de vork heeft. Dit heeft vanzelfsprekend een negatief effect of het resultaat van de tender.
Deze vier belangrijke punten worden in het algemeen beschouwd vaak niet op ideale wijze uitgevoerd, waardoor de kwaliteit van tenders in het geding komen. Door gebruik te maken van moderne vracht tender software kunnen bedrijven de kwaliteit EN gebruik-vriendelijkheid van tenders opschroeven, hetgeen kosten-en tijdbesparingen voor beide partijen met zich meebrengt.
Pieter Kinds – CEO TenderTool