Een warehouse management systeem (WMS) is als een huis dat je regelmatig moet onderhouden en opruimen. Wie dat niet doet, struikelt voortdurend over loszittende vloerplanken, stapt elke dag opnieuw over dezelfde stapels en stoot telkens weer zijn hoofd tegen dat loszittende keukenkastdeurtje. De kans is groot dat sommige ruimtes of voorzieningen in het huis helemaal niet meer worden gebruikt, waardoor het huis een groot deel van zijn toegevoegde waarde verliest.
In de meeste warehouses van enige omvang draait inmiddels een WMS. Bedrijven hebben soms tonnen geïnvesteerd in de implementatie, die gemakkelijk een half jaar in beslag kon nemen. Ze hebben voorafgaand aan de implementatie hun processen nauwgezet in kaart gebracht en die zo goed mogelijk proberen te vertalen naar de functionaliteit van het WMS. Medewerkers zijn uitgebreid getraind om optimaal gebruik van het systeem te kunnen maken. Als het systeem echter eenmaal in gebruik is, kijken sommige bedrijven er niet of nauwelijks meer naar om.
‘Bedrijven die daarna niet meer naar het WMS omkijken, krijgen een systeem dat steeds meer met de operatie uit de pas loopt.‘
Op het moment dat het WMS in gebruik wordt genomen, vormt het een perfecte afspiegeling van de bedrijfsvoering in het warehouse. Bedrijven die daarna niet meer naar het systeem omkijken, krijgen een systeem dat steeds meer met de operatie uit de pas loopt. De markt verandert immers voortdurend, klanten stellen steeds weer nieuwe eisen en ook de processen in het warehouse veranderen steeds opnieuw. Het gebeurt maar al te vaak dat bedrijven onvoldoende kijken naar de ondersteuning die het WMS hiervoor kan bieden, maar zaken buiten het WMS om gaan oplossen, workarounds gaan verzinnen of n Excel gaan werken.
Er zijn soms ook andere oorzaken waarom bedrijven zitten opgezadeld met een WMS dat niet met de tijd is meegegroeid. Denk aan maatwerk, dat tijdens de implementatie is ontwikkeld om voor een optimale fit met de bedrijfsvoering te zorgen. Zeker bij de wat oudere systemen fungeert dat maatwerk steeds meer als een blok aan het been, dat upgrades naar nieuwe versies van het WMS in de weg staat. Dat betekent dat deze bedrijven niet kunnen profiteren van nieuwe functionaliteit, die door de leverancier juist is ontwikkeld om in te spelen op de veranderende markt. Een andere oorzaak is de kennis over het WMS, die onder meer door verloop onder medewerkers steeds verder afneemt. Wie niet weet wat het systeem allemaal nog meer kan, zal nooit het maximale uit zijn WMS kunnen halen.
Herkent u zich in dit verhaal? Dan heeft u de keuze uit twee opties. De eerste optie is investeren in het bestaande WMS en toch eens die upgrade doorvoeren. Het gevaar bestaat dat u over een paar jaar weer opnieuw moet investeren, aangezien de ontwikkelingen in de markt en in de technologie blijven doorgaan. De tweede optie is investeren in een volledig nieuw systeem. Dat kost wellicht wat meer, maar dan beschikt u waarschijnlijk wel over een nieuw systeem, gebouwd volgens een nieuwe, flexibele architectuur die het gemakkelijker maakt om wijzigingen door te voeren, ongeacht de hoeveelheid maatwerk die aanwezig is.
Vergeet in ieder geval niet regelmatig te kijken hoe het WMS functioneert. Net als bij een huis kan het geen kwaad regelmatig een interieurverzorger aan het werk te zetten en af en toe een binnenhuisarchitect in te schakelen. Een nieuwe inrichting doet soms wonderen.
Marcel te Lindert – Journalist logistiek & supply chain management