Duidelijkheid scheppen: waarom doen wij wat we doen?

Als logistiek adviseur kom ik in allerlei bedrijven in zeer uiteenlopende branches. Natuurlijk vallen dan de grote verschillen tussen bedrijven en bedrijfsprocessen op, maar er zijn ook veel overeenkomsten te bespeuren.

Procesoptimalisatie
Waar ik onlangs in meerdere bedrijven weer veel tijd en aandacht aan heb besteed, is duidelijkheid scheppen in processen. Uiteraard moeten of willen bedrijven vaak processen verbeteren (procesoptimalisatie lijkt wel een modekreet te worden) en verbeteren begint vrijwel altijd met het vaststellen van de huidige situatie.

Papier, potlood en een gum
Voor het vaststellen van de huidige situatie zijn verschillende methoden beschikbaar: een van de meest simpele en doeltreffende is met een of meer betrokkenen aan tafel gaan zitten met een stuk papier, een potlood en een gum om vervolgens te beginnen bij het begin: waarom doen wij wat we doen? Dat kan gaan over een order van een klant of over een telefoontje van een andere afdeling. Wat het is maakt niet zo veel uit: er is altijd wel een reden om te beginnen met het uitvoeren van het proces. Dan komt de eerste vraag: “Is het duidelijk wat wij als eerste stap doen?”. Op die vraag komt steevast een positief antwoord. Dan wordt het tijd om goed op te letten. Als een aantal mensen zegt dat het duidelijk is wat de eerste processtap is, wil dat nog niet zeggen dat zij het eens zijn over die eerste processtap en daarmee is die stap dus toch niet zo duidelijk als aanvankelijk werd gedacht. Dat blijkt bij doorvragen: binnen de kortste keren ontstaat er een levendige discussie over wat volgens wie de eerste stap is en, als wij de discussie even op zijn beloop laten, komt ook zeker ter sprake wat de eerste stap zou moeten zijn. En daarmee komen wij gelijk bij een tweede thema waarover duidelijkheid moet zijn: brengen wij de huidige situatie of de gewenste situatie in beeld?

Knelpunten
Natuurlijk gaat het uiteindelijk om de gewenste situatie, maar bijna altijd is het toch gemakkelijker en beter om met de huidige situatie te beginnen. Tijdens het uittekenen van de huidige situatie komen er vanzelf knelpunten naar voren. Door die goed te markeren in de procestekening of op een aparte lijst, hebben wij gelijk al een begin gemaakt met het duidelijk maken van verbeterpunten die aan de basis zullen staan van het nieuwe (verbeterde) proces.

Door dit soort sessies een aantal keren te herhalen, komt er duidelijkheid in het huidige proces en komen verbeterpunten bijna als vanzelf naar boven drijven. Omdat de mensen in de sessies er zelf bij betrokken zijn, is draagvlak ook geregeld. Invoering van de procesverbeteringen is dan een kwestie van een stappenplan en een planning maken en tijd en aandacht aan de invoering besteden.

Al met al begint en eindigt het met duidelijkheid scheppen, de verbeteringen komen dan (bijna) vanzelf!

Frits de Wind - Logistiek Adviseur

Plaats een reactie (1)

Reageren
  • David Vanmaelsaeke
    17.02.2016 - 13:13 uur | David Vanmaelsaeke

    Helemaal mee eens. Het wiel moet niet opnieuw uitgevonden worden maar het is wel noodzakelijk om ons af te vragen of dit wiel wel doet wat het moet doen en om te kijken als er eventueel mogelijkheden zijn om het beter te doen draaien.