Elke maandag laat LogistiekProfs een logistiek professional aan het woord over zijn of haar expertise. In een drieluik over barcodelarij bespreekt Peter van Minnen of barcodes u iets op kunnen leveren. Vandaag het laatste deel: over kwaliteit, efficiency en de 9 logistieke bewegingen binnen bedrijven.
Honderdduizenden bedrijven maken in min of meerdere mate succesvol gebruik van barcodes. Op basis van een analyse van een groot aantal (inter-)nationale bedrijven kan het nut worden toegespitst op 2 kenmerken. Deze kenmerken zijn gelijk de twee pilaren waar elke onderneming op rust: kwaliteit en efficiency.
Een bedrijf ontvangt goederen van buitenaf (input) en doet daar iets mee, voegt waarde toe (throughput). Daarna verlaten de goederen het bedrijf (output). Kunnen we dit proces verbeteren? Om het proces te verbeteren moeten we even onder de logistieke motorkap kijken. Wat we dan zien, zijn de 9 logistieke bewegingen binnen bedrijven. Deze zijn als volgt te visualiseren:
- Crossdock-Inbound: Goederen komen direct op voorraad, op locatie in het magazijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij cross-dock activiteiten waarbij de klant de dozen en pallets al heeft gelabeld, maar ook als servicemonteurs spullen terugleggen.
- Ontvangst: Goederen worden ontvangen op een ontvangstlocatie. Hier worden ze bijvoorbeeld getest, uitgepakt, uitgesplitst of juist gebundeld, alvorens op voorraad te worden gelegd.
- Productie inbound: Goederen kunnen ook binnenkomen vanuit de productie afdeling of van subcontractors. Ook deze goederen worden getest, geteld en bewerkt voordat ze naar het magazijn gaan.
- Inruimen: Goederen worden vanuit de ontvangstlocatie in het magazijn op voorraad gelegd.
- Interne bewegingen, tellen en replenishment. In het magazijn vinden interne bewegingen plaats: van bulk naar picklocatie, heen en weer. Ook tellingen zijn te zien als bewegingen waarbij niet de locatie maar het aantal kan wijzigen.
- Uitruimen: Op basis van pick-opdrachten worden goederen uit het magazijn gehaald en naar de verzend afdeling gebracht.
- Verzending extern: Op de verzendafdeling worden de goederen geteld, getest, verpakt en verzonden. Op deze manier verlaten de goederen de voorraad.
- Productie Outbound: Vanuit de verzendafdeling verlaten goederen de voorraad naar de productie afdeling of naar subcontractors, de betreffende informatie blijft in het automatiseringssysteem maar de goederen zijn niet beschikbaar.
- Crossdock-Outbound. Goederen verdwijnen zonder specifieke behandeling uit de voorraad, van een locatie uit het magazijn. Dit is het geval bij crossdock activiteiten waarbij de groupage gebruik maakt van reeds gelabelde producten, maar het betreft ook service monteurs die reserve onderdelen meenemen.
De negen basisbewegingen kunnen elk weer onderverdeeld worden in specifieke bewegingen met elk een eigen reden en ook elk een eigen opvolging: want van leverancier 1 kunnen de spullen direct naar de stellingen, maar bij ontvangst van leverancier 2 moet eerst worden geteld, gekeurd en omgestapeld.
Hoe je het ook wendt of keert: we komen bij het werken met barcodes steeds terug op deze basisbewegingen. En dat helpt ons verder.
Algemene Probleemstelling
De 9 logistieke bewegingen omvatten alle logistieke activiteiten binnen een onderneming, die een relatie hebben met de fysieke plek waar goederen zich bevinden. En als we deze bewegingen vervolgens analyseren, blijkt dat elke logistieke beweging, elk ‘supply chain event’ te zien is als een verplaatsing.
Dit is eigenlijk een heel eenvoudige principe. Laat de oplossing om grip en inzicht te krijgen in de logistieke bewegingen dan ook zo eenvoudig zijn.
Graag stellen we u hier De driehoek voor:
Aan de bovenkant van de piramide bepaalt het management de visie van de onderneming, wat men wil bereiken en op welke manier. Hier bepaalt de directie of we fietsen maken of gebak, of we in chemicaliën handelen of in lingerie.
Om de strategische bedrijfsdoelstellingen te halen richt men bedrijfsprocessen in. Bij het kleinere MKB zijn deze processen zeer overzichtelijk, men weet van elkaar wat men doet en kan inspringen bij ziekte en vakanties. Bij grotere ondernemingen is dit een complexe klus die soms gebaseerd is op overlevering en geleidelijke groei. Ook baseren de bedrijfsprocessen zich op best of breed, waarbij ervaringen vanuit andere ondernemingen bijeenkomen en leiden tot een nieuw en modern, innovatief bedrijf.
De maandelijkse, wekelijkse en dagelijkse gang van zaken controleert het bestuur op basis van rapportages. Analyse van gegevens, vergelijkingen en ontdekte trends leiden tot nieuwe inzichten aan het bestuur dat vervolgens de organisatie kan bijsturen.
De rapportages zijn samengesteld op basis van inkopen, verkopen, kosten, afschrijvingen, personeelsverloop en nog meer gegevens die in een of ander computer systeem zijn gestopt. Het verzamelen van al deze financiële en operationele gegevens is een lastige bureau klus waar gelukkig zeer gebruiksvriendelijke software pakketten voor zijn ontwikkeld. Hier vinden we de grote ERP systemen zoals SAP, Oracle en Infor. Maar ook software van Unit4 (Multivers), Afas, Accountview, Minox, Exact speelt hier een rol. Tot en met de kleinere boekhoud pakketten zoals Snelstart en Osirius, veel gebruikt bij ZZP en MKB.
De software moet dus worden gevuld met gegevens. Dit betreffen gegevens van inkoop en verkoop. We zien dit als verwachte bewegingen van goederen: op basis van inkoop verwachten we binnenkomende artikelen; op basis van verkoop verwachten we uitgaande leveringen. Zowel de verwachte goederenbewegingen als de werkelijke bewegingen noemen we Supply Chain Events. De wetenschap die zich daarmee bezighoudt noemt men ook “Logistiek”.
De mensen die zich met de verwachte bewegingen bezighouden, de verkopers en inkopers, moeten altijd samenwerken met de mensen die zich met de goederen zelf bezighouden: de mensen in het magazijn, de productie of in de service buitendienst.
Het doorgeven van berichten van ontvangst, uitleveringen, verplaatsingen van goederen: wie is daarvoor verantwoordelijk? Zijn de bestelde spullen al ontvangen? Hoeveel artikel-X kan ik deze klant verkopen? Wat is er op voorraad? Waar liggen de schroefjes Y voor klant Z?
Omdat alle werkelijke bewegingen in de software moet worden vastgelegd (anders zijn de rapportages onjuist en kunnen niet de juiste beslissingen worden gemaakt) hebben we hier te maken met een lastige en tijdrovende klus. En tijd is geld.
Om tijd te besparen doen we het vaak ‘ff erbij’. Maar ‘ff erbij’ gaat ten koste van kwaliteit. En kwaliteit is ook geld.
Samenvatting
Voor barcodelarij hoeft u niet ver te reizen. Voor een snel begin met barcodes in uw logistieke processen, volop groeimogelijkheden en met koppelingen naar uw administratie software hoeft u niet veel te doen.
- Kijk eens kritisch naar wie u bent, wat u doet, wat u wilt
- Praat met een expert of leverancier en leer van voorgangers
- Bereken de huidige kosten en daarna de mogelijke besparingen
- Kijk naar het logistieke proces en bepaal waar je begint
- Baseer je op je eigen cijfers en eigen geloof of het je iets oplevert of niet.
Sommigen kan het heel veel opleveren, anderen weinig en soms is het niet zinvol.
Van barcodes wordt je niet gelukkig maar het levert tijd op om je te wijden aan zinvollere zaken.
Peter van Minnen – adviseur ict & logistiek, artikelidentificatie specialist
Lees hier ook:
Deel 1: barcodelarij voor beginners (en gevorderden)
Deel 2: wat mag het kosten?