Kenmerkend voor industriële service parts is het ’high mix/low volume’-vraagstuk waar een grote diversiteit aan producten met verschillende fragiliteit langskomt, die stuk voor stuk met spoed naar de klant toe moeten. Een kostbare machine staat immers stil en dat kost uw klant geld.
U ontvangt de service parts in verschillende verpakkingen. Als snel rijst de vraag: moet u deze nu ompakken of niet, mag u de naam van de originele leverancier erop laten staan? Zeker wanneer u wereldwijd levert, moet u zich afvragen of het product voldoende beschermd is tegen invloeden tijdens transport zoals:
– Stoten en trillingen van material handling systemen
– Stoten bij overslagpunten
– Trillingen van vliegtuigen of vrachtwagens
– Klimaatveranderingen (zeker bij zeevracht)
Als u niet oplet, kan u dat ook nog geld kosten doordat u geen vervolgorder ontvangt. En dat wil u absoluut vermijden. Dus laten we eens kijken tegen welke problemen u kunt aanlopen als het gaat om het verpakken van industriële service parts.
Vanuit de praktijk kunnen we eenvoudig een ‘top 8’ van veel voorkomende problemen afleiden:
1. “Ik laat het aan mijn leverancier over”
Met stip op 1, bedenk wel dat uw leverancier in 99% van de gevallen niet weet hoe uw service logistiek in elkaar zit. Hij is gespecialiseerd in de productie van het onderdeel en zal het product daarom vaak per vrachtwagen (laag risico) versturen. Elke willekeurige doos, soms met wat opvulling, is voor hem al vaak voldoende. En geef hem eens ongelijk.
2. Wildgroei aan verpakkingen
Als u geen beleid heeft voor de verpakkingen die gebruikt mogen worden, resulteert het gegarandeerd in een wildgroei aan verpakkingen.
Vaak horen we “als we een standaard range verpakking hanteren, dan vervoeren we meer loze lucht”. In theorie klopt dit, maar in de praktijk ziet u net het tegenovergestelde. Een inpakker of leverancier gaat immers niet altijd op zoek gaat naar de doos of verpakking die perfect bij het part past. De doos die het dichtst bij staat en zeker niet te klein is, wordt gebruikt. Want de inpakker krijgt de tijd niet om echt te selecteren. Met als gevolg dat er voor 1 product 5 verschillende verpakkingen worden gekozen met behoorlijk wat loze ruimte!
Een veelvoorkomend fenomeen in de gehele keten is dat er omgepakt moet worden omdat de verpakking beschadigd is of omdat er teveel shipping labels opzitten. Het is niet altijd even eenvoudig om een identieke doos te vinden, zeker wanneer het een gevoelig product is met custom made interieur. Het interieur moet immers perfect aansluiten op de doos zodat het zijn beschermende werking behoudt!
3. Wirwar aan labeling – onprofessionele uitstraling
De verpakking is nu eenmaal het eerste wat uw klant of Field Service Engineer ziet. Als deze er elke keer weer gelikt en uniform uitziet, maakt dit een professionele indruk. Maar al te vaak hebben inpakkers geen voorbeelden of instructies beschikbaar van de labeling en worden vervoerders niet voldoende geïnformeerd. Om die reden komt er willekeurige labeling op de verpakking, afhankelijk van de inpakker of verzender.
Daarnaast komt veelvuldig voor dat een oud label ervoor zorgt dat het part verkeerd bezorgd wordt of in quarantaine gaat omdat men niet weet waar het naartoe moet. Dat moet u vermijden, zeker wanneer uw klant dringend op dit product wacht…
4. Geschreven instructies
Tot 10 jaar geleden werkte u waarschijnlijk met hand-geschreven instructies met een enkele foto. Maar laten we eerlijk zijn: wie leest deze instructies? Hooguit een fanatieke nieuwkomer.
De ontwikkeling van de smartphone, tablet en computer maken de geschreven instructies nog minder aantrekkelijk. We zijn nu eenmaal visueel ingesteld. Foto’s helpen al voor een stuk, maar de beste instructies zijn toch via video’s of animaties. Bovendien maken de technieken en internetsnelheden van tegenwoordig de verspreiding eenvoudiger.
5. Achterhaalde instructies
Een ander bekend fenomeen is dat engineers met veel moeite, vanuit de ‘ISO 9001’-gedachte werkinstructies maken, ook voor het inpakken. Wanneer we een jaar later willen evalueren, blijken ze onder een dikke laag stof te liggen (als we ze al überhaupt kunnen vinden) en zijn ze vaak alweer achterhaald. Het vraagt immers vaak een ingewikkelde organisatie om dergelijke wijzigingen door te voeren, ook in de supply chain.
6. Roulerende werknemers op inpakafdeling
Zeker op inpakafdelingen zetten bedrijven vaak roulerende werknemers in, die er in hoogtij dagen als uitzendkracht bij worden gehaald. Die nieuwe werknemers worden verwacht direct te begrijpen hoe u inpakt, rekening houdend met de fragiliteit van het part. Deze opdracht zal erg lastig, zo niet onmogelijk worden als u hen niet eenduidig instrueert. Dit kost natuurlijk extra inwerktijd, maar de operatie moet wel zo vlot mogelijk doorgaan met de kleine marges die er zijn. Hier zien we vaak een spagaat ontstaan, waarbij we maar al te vaak constateren dat deze inpakker onvoldoende geïnstrueerd is.
7. Grote supply chain
“Hoe groter mijn supply chain hoe vaker ik moet ompakken.”
Deze stelling is in meer dan 90% van de gevallen de waarheid. Wij stellen vast dat bedrijven een hoop verpakkingen weggooien en soms onnodig veel handling creëren. Dit is niet in lijn met de ‘lean proces’-gedachte. Het grootste
probleem is dat er pér bedrijf geoptimaliseerd wordt, waardoor dit in de gehele supply chain het tegenovergestelde effect heeft. Er zijn helaas maar weinig bedrijven die hier een goede helicopter view op hebben en een bijhorend beleid bieden.
8. Geen rekening houden met retourstromen
Maak uw verpakking one-way. Dit is geen enkel probleem wanneer u relatief goedkope parts heeft en ze daadwerkelijk ook maar one-way gaan. De trend is wel dat we steeds vaker willen weten wat er mis is met het part of dat we de verplichting hebben om het part verantwoord af te voeren. Daarom is het vaak erg handig om dezelfde verpakking ook te gebruiken voor retourtransport. Deze retourverpakking is vaak net iets, echt niet veel, sterker, maar er is vooral beter nagedacht over de herbruikbaarheid door de Field Service Engineers.
Hoe verbeteren?
Wij zien deze issues met grote regelmaat voorbij komen. Veel bedrijven denken dat deze problemen moeilijk te voorkomen of op te lossen zijn, maar het tegendeel is waar.
Met een vrij eenvoudig verpakkingsbeleid dat u via een goede communicatie verspreidt binnen uw eigen organisatie en naar de andere schakels in uw supply chain kan een groot deel van deze problemen relatief eenvoudig voorkomen worden.
Johan Faes – Consultancy over verpakkingen