Hoe zorg je dat projecten in de logistiek succesvol worden afgerond? En hoe houd je leden in je projectteam gemotiveerd en tevreden? Jorg Megens, Business Innovator bij Docdata, schrijft op basis van onderzoek over de vier factoren die de prestaties van teams positief kunnen beïnvloeden.
Om je als bedrijf beter en sneller aan te kunnen passen aan de vraag vanuit de klant wordt er vaak gebruikt gemaakt van projectteams. Sterker nog, projecten spelen zelfs een steeds centralere rol in bedrijfsprocessen vanwege toenemende competitie, vraag naar diverse vaardigheden, en behoefte aan expertise en aanpassingsvermogen.
Maar hoe beoordeel je de prestaties van die projectteams? En welke factoren hebben effect op de uiteindelijke prestaties?
Docdata liet het onderzoeken tijdens een afstudeerstage van een student aan de TU Eindhoven om maximaal rendement te halen voor projecten waarin slimme oplossingen nodig zijn voor complexe uitdagingen.
Beoordeling van de prestatie
Het is ouderwets om een project te beoordelen op slechts de kwaliteit van de oplossing, of te kijken naar afronding van het project binnen het gestelde budget of tijdspad. Een project heeft namelijk vaak een breder effect. Factoren als persoonlijke werktevredenheid, motivatie, aanleren van nieuwe kennis of vaardigheden en invloed op de algemene werksfeer zijn net zo belangrijk blijkt uit het volgende inzicht:
Een project kan misschien de doelstellingen bereikt hebben binnen de planning en het budget, maar als door dat project de teamleden voor een langere periode stress hebben ondervonden, andere onderdelen van het bedrijf minder resources ter beschikking hebben gehad en er een ongemotiveerde groep werknemers overblijft kun je je afvragen of je het project als succesvol moet beschouwen.
Factoren van succes
1. De kwaliteit van het besluitvormingsproces is van groot effect op teamprestaties. Voorwaarden voor een goed besluitvormingsproces zijn: kwaliteit van communicatie & informatiedeling, acceptatie van een afwijkende mening en deelname van alle leden aan het proces. Het is dus de taak van de projectmanager om transparante en proactieve communicatie te stimuleren en een open atmosfeer te creëren.
2. Daarnaast kwam uit het onderzoek dat project controle ook van grote invloed is op de prestaties van het team. De projectmanager moet duidelijke doelen stellen maar ook het proces van het bereiken van die doelen constant controleren en evalueren. De kwaliteit van het werk, de kosten en de planning moeten dus gedurende het gehele proces gecontroleerd worden, en niet slechts rondom deadlines.
3. Verder is het voor het project team van groot belang het vertrouwen van de project sponsor te genieten. De sponsor kan dit laten zien door het team autoriteit te geven over bepaalde beslissingen. Het team zal zichzelf hierdoor meer verantwoordelijk voelen voor de te maken keuzes.
4. Ten slotte blijkt uit het onderzoek dat het streven naar gezamenlijke ambitieuze doelen, de individuele aandacht van functioneel managers, het benadrukken van het belang van de taak, en het uiten van vertrouwen in de persoonlijke kwaliteiten van ieder teamlid van positieve invloed is op de uiteindelijke prestaties.
Bovenstaande conclusies zijn het resultaat van een onderzoek dat is uitgevoerd voor een afstudeerstage voor de Technische Universiteit in Eindhoven in de Nederlandse organisatie van Docdata.
Jorg Megens – Business Innovator bij Docdata