Bij vele bedrijven is het analyseren van voorraden een probleem wat door de mogelijkheden die de huidige technologie biedt eigenlijk geen probleem zou moeten zijn. In dit artikel wil ik dieper ingaan op de belangrijke rol van analyse bij voorraadbeheer op basis van mijn ervaringen en kennis opgedaan tijdens projecten.
In de meeste gevallen is het zo dat het bedrijf stilaan evolueert naar een minder gunstige situatie die verwijderd is van de mogelijk beste situatie op vlak van voorraadbeheer. Deze beste situatie is ooit gedefinieerd en bepaald door het in voege brengen van een voorraadbeheerssysteem. Doordat de opgezette procedures in de loop van de tijd vervagen, de marktvraag evolueert en het systeem niet regelmatig wordt aangepast in functie hiervan, presteren de meeste bedrijven beneden hun eigen bepaalde peil op vlak van zijn voorraadbeheer. Daarnaast zijn meestal efficiëntere systemen in de loop der tijd ontwikkeld wat het verbeterpotentieel niet zelden tot 20 à 30 procent voorraadvermindering met een verhoogde servicegraad brengt.
En toch worstelen heel veel bedrijven met het analyseren van data in verband met voorraden. Men heeft heel veel data beschikbaar in de ERP systemen maar slaagt er blijkbaar niet in om deze data met elkaar te koppelen of met deze data de nodige analyses te uit te voeren. In sommige gevallen begint men begint deze data te verwerken in Excel sheets met heel wat formules. Omdat dit zo omslachtig is loopt men continue achter de feiten aan. Een ander probleem binnen Excel sheets is dat ondernemingen een groot aantal artikelnummers (SKU) hebben. Handelsondernemingen en productiebedrijven hebben vaak te maken met duizenden of tienduizenden artikelnummers. Het is fysiek onmogelijk om al deze artikelnummers even goed te bekijken en te analyseren.
Aan de hand van bestaande data kan men heel veel afleiden hoe het met de voorraadsituatie is gesteld binnen een organisatie. Door gebruik te maken van een Multi-dimensionele ABC analyse(Pareto analyse) kan men vrij vlug tot een correcte evaluatie van de voorraadsituatie komen. Waarom niet een traditionele ABC analyse? Omdat bijvoorbeeld nieuwe producten of producten zonder bewegingen allemaal in de C categorie komen wat eigenlijk niets zegt. Daarom hanteren wij in onze projecten de Multi-dimensionele ABC analyse waar je verschillende parameters tegenover elkaar kan zetten en waardoor men tot 9 dimensies kan gaan om dit te gebruiken in verschillende soorten voorraadanalyses.
Een door ons veelvuldig gebruikte analyse vergelijkt het belang met de rotatie of dekkingsgraad van het artikel. Voor ieder artikel wordt bepaald hoeveel dagen voorraad (dekkingsgraad) aanwezig is en dit wordt afgezet t.o.v. zijn belang voor het bedrijf. Zo kan men in twee klikken of views binnen voorraad optimalisatie tools zien hoe het met de voorraad is gesteld. Of nog beter: wat zal de voorraad situatie zijn binnen zes maanden van mijn producten? Op basis hiervan kan je als bedrijf anticiperen en vermijden dat bepaalde producten over gestockeerd zullen geraken. Deze analyses kunnen niet alleen bij voorraadbeheer gebruikt worden, maar ook binnen sales, productie of tijdens het S&OP proces. Deze analyses dienen ook verder vertaald te worden naar een voorraadstrategie of het herbekijken van de voorraadstrategie.
Gunther Fonteyne – partner bij Xeleos Consulting en Optimact